Fase 1
La Inscripción
Nombre del Curso: Procedimientos para el Desarrollo del Proceso de Admisión de la
Universidad de Panamá: Fase 1 La Inscripción de los aspirantes a la Universidad
de Panamá.
Bienvenida: Bienvenidos
estimados coordinadores y compañeros de cada unidad académica que colabora, de
manera valiosa, en el proceso de admisión de nuestra primera casa de estudio.
Conociendo la entrega y responsabilidad que demuestran en la ejecución de sus
funciones, la Dirección General Admisión, habilita este espacio virtual para
así mantener la comunicación entre todos los que formamos la Dirección General
de Admisión, de manera que podamos consultar, preguntar, sugerir y aplicar de forma
uniforme, cualquier decisión concerniente al desarrollo de cada fase del
proceso y trabajar como el equipo que somos, Admisión. Cada fase se atenderá de
forma individual y sucesiva, iniciando por la fase 1 La inscripción.
Responsable:
Psic. Martina Fernández
Introducción: La fase 1 del proceso de Admisión, la Inscripción, implica muchos
aspectos como: el cobro, la revisión del bachillerato de los estudiantes, la
entrega de documentos a los estudiantes , la habilitación de las aulas,
horarios para aplicar las pruebas y otros más. Que en algún momento puede
generar dudas y equivocaciones por parte del personal encargado, sea por
inexperiencia o desconocer los procedimientos. Lo que puede traerle
inconvenientes al estudiante y desmotivarlo de continuar aspirando a una
carrera dentro de la Universidad de Panamá.
Por este medio
podremos resolver algunas dudas como por ejemplo: ¿Se puede cobrar a cualquier
estudiante aunque no vaya a estudiar en su facultad? ¿Debe el coordinador
aceptar o aplicarle prueba a un estudiante que pago la inscripción en otra
facultad? ¿Quién es responsable de devolverse el cobro de admisión a un
estudiante que por el tipo de bachillerato no puede estudiar en esa facultad,
pero que el cajero le cobró? ¿Quién entrega el Boletín informativo o Temario,
la facultad de primera opción o la Dirección General de Admisión? Con la ayuda
de todo el personal que compone la Dirección General de Admisión (funcionarios
de todas las unidades académicas), podremos unificar los procedimientos, enriquecer
el manual de procedimiento y sentar las reglas para darlas a conocer de
antemano a los estudiantes y así lograr la fluidez del proceso de admisión.
Objetivos: Unificar los procedimientos de la fase 1, La inscripción.
Lograr la fluidez en
los procedimientos de la inscripción.
Lograr
la satisfacción de los aspirantes y funcionarios que participan en la
inscripción al proceso de admisión de la Universidad de Panamá.
Mantener actualizado el
manual de procedimientos para el desarrollo del proceso de Admisión de la
Universidad de Panamá
Clase:
1. El
coordinador(a) o quien asigne debe revisar el bachillerato de los estudiantes y
comprobar que el estudiante puede ingresar a las carreras de la facultad, y así
autorizar el cobro de la inscripción en la caja de la facultad.
2. Cada
estudiante debe pagar en la caja de la facultad de su primera opción de
carrera. La inscripción se paga una sola vez con lo que puede aspirar a tres
carreras.
3. Informarle
a los estudiantes que la inscripción es a través del portal Web www.up.ac.pa donde deben completar el
formulario electrónico de Admisión.
4. En
la coordinación de admisión se deben recibir dos copia de los recibos de caja,
una copia de la constancia de pago y del calendario de aplicación de las
pruebas, dos copias de los créditos de
10° y 11° grado, dos copias de cédula o certificado de nacimiento y tres fotos
tamaño carné.
5. Se
entregará un Instructivo de la Prueba de Capacidades Académicas, un Boletín
Informativo o Temario de las Pruebas a cada estudiante, (en versión física o
digital).
6. Si
el estudiante aspira como segunda o tercera opción a una carrera donde tenga
que realizar la PCG, debe ir a la Dirección General de Admisión para obtener el
temario. En los CRU y Extensiones, el coordinador de admisión se lo entregará.
7. El
personal que va a calcular y digitar el promedio de secundaria debe enviar una
copia física y digital a la Dirección General de Admisión, cada semana, y así
evitar retrasos en la entrega de resultados.
8. Antes
de iniciar la fase de inscripción el coordinador(a) de admisión de cada unidad
académica, coordinará con su Decano(a) la asignación de los profesores que
participarán en la aplicación de pruebas, así como las aulas que se utilizarán
y la capacidad real de sillas en cada aula. También debe recordarle que asigne
un personal que abra los salones el día de la aplicación y que se encuentren en
buenas condiciones.
9. Cada coordinador(a) debe enviar a la Dirección
General de Admisión una nota con la cantidad e identificación de las aulas que
se usaran en la aplicación de las pruebas, y la capacidad total de estudiantes
en cada una. Esto se ingresa al sistema informático, de manera que cuando el
estudiante se inscriba vía Web, le aparezca esta información.
10. El
coordinador(a) o quien asigne, debe imprimir las listas de los estudiantes por
aula. El día de la aplicación se la
entregará al profesor aplicador quien hará que cada estudiante firme su
asistencia.
11. Si
el estudiante ha rehabilitado alguna asignatura y no se refleja la nota en sus
créditos, deberá traer constancia debidamente sellada por el colegio.
12. De
presentarse cualquier anomalía en la aplicación, debe levantar un informe y
enviarlo a la Dirección General de Admisión para ser enviado a las autoridades.
13. El
coordinador(a) enviará una nota a la Dirección General de Admisión con la lista
de profesores que aplicaron las pruebas de admisión, de manera que se les haga
una certificación, que será firmada por el Vicerrector(a) Académico.
14. Donde
no exista internet la inscripción se hará utilizando el programa “Casos
especiales donde no hay Internet”. Al estudiante se le entrega una constancia
de inscripción, el calendario de pruebas donde aparece la fecha, hora y aula
donde realizará la PCA (en el mismo aula realizará la PCG científica o de
Derecho).
15. Los
documentos proporcionados por los estudiantes deben estar completos, correctos.
Enviar una copia a la Dirección General de Admisión.
16. Programar
días antes de las pruebas una reunión informativa y práctica, con los
profesores aplicadores, sobre la correcta aplicación y cuidado de las pruebas.
Se entregará un instructivo a cada profesor.
17. Cada
coordinador(a) debe enviar a la Dirección General de Admisión una nota donde
confirma la participación de su unidad académica en las distintas convocatorias
que sean aprobadas por el Consejo Académico. Indicando las carreras que no
participaran en la nueva convocatoria y así deshabilitarlas. Realizar el punto
dos (2) nuevamente.
Asignación: 1.
Enviar un cuadro resumen con los inconvenientes que se presentan durante la
inscripción. 2. Llenar el cuadro con la información solicitada.3. Enviarlo a la
siguiente dirección martina.fernandez@up.ac.pa 4.
Una vez iniciada la inscripción, se debe enviar la información todos los
viernes de cada semana.
Inconvenientes
que se presentaron durante la fase 1: La Inscripción
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Inconvenientes en la Inscripción
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Frecuencia
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Como se atendió
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Fecha en que se atendió
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Cobro a estudiantes con Bachilleratos
que no acepta la facultad
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Cobro a estudiantes que van a
estudiar en otra facultad
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Cambio de Cajera
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Cambio de Equipo (computadora, impresora)
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Cambio de opciones de carreras
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Cambio de Sede
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Recibo de créditos incompletos
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Devolución del cobro de la
inscripción
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La DGA no suministró el Boletín
Informativo a tiempo
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La DGA no suministró el Instructivo de
la PCA a tiempo
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La DGA no suministró el Temario de la
PCG a tiempo
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Sin entregar el Boletín informativo o
CD
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Sin entregar el Temario o Cd
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Mensaje de “Aula sin Cupo” cuando se
inscriben los estudiantes
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(*) Puede incluir cualquier situación que se presente y
que no aparezca en la lista
Criterios de
Evaluación: Disminución y rápida atención de situaciones que pudieran complicar o
demorar la inscripción.
